Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Norsk Fengsels- og friomsorgsforbund (NFF) behandler personopplysningene til deg som er medlem av forbundet.
Personvernerklæringen forteller også om behandling av personopplysninger når du bruker nettstedet fengselogfriomsorg.no.
Ansvarlig for behandling av personopplysninger er:
Norsk Fengsels- og Friomsorgsforbund
Møllergata 10
0179 OSLO
Behandlingsansvarlig er representert ved forbundets leder.
NFF legger stor vekt på å ivareta personvernet, slik det er regulert i personopplysningsloven. Medlemsopplysninger behandles konfidensielt.
Vi vil aldri selge personopplysninger om deg til noen andre. Vi vil heller aldri gi noen tilgang til områder hvor det måtte finnes opplysninger om deg, utover det som er høyst nødvendig for å drifte og vedlikeholde våre tjenester.
«Min side» og «Bli medlem»
Brukere som benytter tjenestene «Min side» og «Bli medlem» blir ledet bort fra forbundets nettsted til et eget nettsted hos forbundets leverandør av medlemssystem, Compendia AS. Behandling av medlemsopplysninger er regulert i en databehandleravtale mellom NFF og Compendia som databehandler.
I medlemssystemet registreres følgende opplysninger:
- Navn og kontaktinformasjon
- Fødselsnummer
- Data og historikk om medlemskapet
- Aktive og historiske arbeidsforhold
- Aktive og historiske tillitsverv
- Verving
- Korrespondanse (eposter og sms)
- Reskontro
Vi behandler personopplysningene for å administrere medlemskapet ditt, enkel innbetaling av medlemskontingent og for å kunne gi deg informasjon om fordelene som følger av medlemskapet. Personopplysningene brukes også og i forbindelse med saksbehandling.
Vi utleverer ikke opplysninger til andre, med følgende unntak:
- I forbindelse med konkrete saker hvor medlemmet ønsker bistand kan vi involvere og gi opplysninger til personer som har fått skriftlig fullmakt til å representere medlemmet
- Samarbeidspartnere innen fagbevegelsen, bank- og forsikring som gir medlemsfordeler får utlevert opplysninger som er nødvendige for innfrielse av det aktuelle formålet
- Samarbeidspartnere innen medlemsrettet kommunikasjon og media får utlevert nødvendig informasjon for å kunne formidle utgivelser, informasjon og nyheter til medlemmene.
- Samarbeidspartnere innen kurs og opplæring får utlevert nødvendig informasjon for å kunne administrere og gjennomføre avtalt opplæring.
- Andre forbund kan få informasjon i forbindelse med at medlemmer flytter medlemskapet.
- Skattemyndighetene får informasjon om fradragsberettiget medlemskontingent for direktebetalende medlemmer
Alle medlemmer i NFF har tilgang til MinSide med brukernavn og passord. Medlemmet har innsyn i egne personopplysninger, og kan gjøre nødvendige endringer og oppdateringer.
Medlemmer kan selv administrere sine egne personopplysninger ved å gå inn på «Min side».
Tillitsvalgtes tilgang til opplysninger om medlemmer
Tillitsvalgte i den enkelte virksomhet har tilgang til register over egne medlemmer. Tillitsvalgte har også adgang til å ajourføre opplysninger om den enkelte.
Tillitsvalgte har bl.a. til oppgave å bistå medlemmer i saker om medlemmets arbeidsforhold. Tillitsvalgte kan fritt forhøre seg om problemstillinger f.eks. i forbundet rundt aktuelle saker så lenge tillitsvalgte ikke utleverer personopplysninger. Når tillitsvalgte ønsker konkret bistand i en sak, må tillitsvalgte sørge for å få fullmakt til å opptre på vegne av medlemmet, med mindre medlemmet deltar i behandlingen.
LOfavør
Fordelsprogrammet LOfavør er en del av medlemskapet ditt i NFF og eies av LO og alle LO-forbundene. Fordelsprogrammet driftes gjennom selskapet LOfavør AS. Når LOfavør AS behandler personopplysninger om medlemmer, er LOfavør AS databehandler for LO-forbundet.
Under finner du mer informasjon om innsamling og bruk av dine personopplysninger innenfor fordelsprogrammet LOfavør. For en fullstendig oversikt over LOfavørs behandling av personopplysninger, kan du lese mer på LOfavørs personvernerklæring
Informasjon om LOfavør til medlemmene
Vi vil bruke dine kontaktopplysninger til å gi deg informasjon om LOfavør-programmet. Vi vil gi deg informasjon om de kollektive forsikringsavtalene du er en del av, hjelp til hvordan du kan ta i bruk fordelene, prisendringer, endringer i vilkår og endringer i fordelsleverandører.
Ved innmelding i ditt forbund kan du bli kontaktet per telefon med informasjon om forsikringer og fordeler du har gjennom medlemskapet.
Oversikt over dine fordeler
Vi vil gi deg individuell oversikt på LOfavør sine digitale kanaler (MinSide på web og LOfavør-appen) over alle fordeler du har benyttet deg av og alle fordeler du har rett til å få men foreløpig ikke har benyttet.
Deling av opplysninger om fagforeningsmedlemskap
Opplysning om at du er medlem i et LO-forbund er en personopplysning som er underlagt spesielt strenge regler. For å gi medlemmene LOfavør-fordeler er det nødvendig å dele denne opplysningen med fordelsleverandørene. Denne delingen vil bare skjer dersom du har gitt samtykke til deling.
Kollektiv forsikringsavtale med Fremtind Forsikring inngår som en del av ditt medlemskap i [navn på forbundet]. Derfor deles opplysning om at du er medlem i et LO-forbund med dem.
Ved opphør av medlemskap/utmelding
Ved utmelding blir alle opplysninger om ditt medlemskap først lagret. Etter hvert slettes ikke relevante personopplysninger. Med hjemmel i personvernforordningen Artikkel 9 nr. 2 bokstav j, beholdes noen opplysninger om medlemskapet ditt, som forbundet anser som nødvendig for arkivformål og kan være i allmennhetens interesse, formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål.
Dine rettigheter
Som medlem har du innsynsrett, rett til å kreve retting av opplysninger som måtte være feil. Du kan kreve sletting av opplysninger som mangler behandlingsgrunnlag.
Medlemmer kan sende e post til post@fengselogfriomsorg.no dersom det skulle være aktuelt.
Besøk på hjemmesiden – fengselogfriomsorg.no
Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.
Nettstedet bruker noen helt få anonymiserte informasjonskapsler for å kunne gi deg god funksjonalitet på nettsiden, f.eks. for å huske om du har valgt å skjule beskjeden om vår personvernpolicy. Ingen av disse programmene registrerer eller lagrer noen form for informasjon om deg som person.
Alle informasjonskapsler kan du selv fjerne i din egen nettleser. Du kan også hindre at slike informasjonskapsler blir lagret:
> Internet Explorer
> Edge
> Chrome
> Firefox
> Safari
> iPhone/iPad/iPod
Nettstedet bruker også såkalt sesjonsbasert informasjonskapsler som bare lagres i arbeidsminnet på din datamaskin (RAM), og varer bare så lenge som nettleserøkten din. Disse informasjonskapslene benyttes for å forenkle din manøvrering rundt på nettstedet, f.eks. ved å huske forrige side du var inne på slik at du kan gå tilbake dit på en enkel måte. Når du stenger alle åpne nettleservinduer, eller slår maskinen helt av, vil den sesjonsbaserte informasjonskapselen bli borte for alltid.
Google Analytics
Nettstedet benytter en egen informasjonskapsel for å samle inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på nettstedet ved hjelp av Google Analytics.
Formålet med dette er å utarbeide statistikk som nettstedet bruker for å forbedre og videreutvikle tilbudet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvor brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Opplysningene behandles på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og behandles ikke individuelt.
I tillegg har nettstedet aktivert en funksjon som anonymiserer selve IP-adressen så snart det er teknisk mulig. Fullstendige IP-adresser blir aldri registrert i slike tilfeller. Her kan du lese mer om Googles anonymisering av IP-adresser.
Kontaktskjema
Nettstedet benytter et standard kontaktskjema for personer som ønsker å sende meldinger til forbundet. Slike meldinger sendes direkte som en epost til forbundet. Ingen informasjon blir lagret på nettstedet.
Sosiale medier
Nettstedet har installert delingsknapper for å gjøre det enklere for deg å dele innhold på nettstedet på sosiale medier som f.eks. Facebook og Twitter. Hvis du bruker deleknapper og samtidig er logget inn på et eller flere sosiale medier, vil disse mediene kunne registrere at du har vært inne på vårt nettsted og bruke denne informasjonen til å tilpasse sitt innhold utfra det de antar du dermed er interessert i.
Brukerregistrering
Bare brukere som er tildelt rettigheter fra en administrator, kan logge seg inn på nettsiden for å publisere eller endre innhold. Slike brukere registereres med et brukernavn, eget navn og epostadresse i et felles brukerregister som alle administratorer på nettstedet har tilgang til.
Nettstedet bruker programmet Wordfence Security, levert av det USA-baserte programselskapet Defiant, for å beskytte selve påloggingen. Wordfence registererer IP-adressen til alle som ønsker å logge seg inn. Ved mistenkelig aktivitet, det vil normal si at noen gjør gjentatte forsøk på å logge seg inn med ugyldige passord, vil den aktuelle IP-adressen bli utestengt helt til nettsidens administrator manuelt har opphevet blokkeringen.
I Wordfence er det også aktivert et eget sikkerhetsfilter som varsler den enkelte bruker som vil logge seg inn, hvis denne benytter et passord som er registrert som lekket ved tidligere datainnbrudd hvor som helst i verden. Disse brukerne vil få beskjed om å bytte passord før de kan logge seg inn på nettstedet.
Wordfense/Defiant har for øvrig skriftelig forpliktet seg til å følge europeiske regler for håndtering av personopplysninger, også kjent som GDPR-forordningen.
Klage på behandling
Vi håper at du vil ta kontakt med forbundet hvis du mener at vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Du kan kontakte oss på post@fengselogfriomsorg.no.
Du kan også klage til Datatilsynet på NFF sin behandling av dine personopplysninger.
Sist endret 27.03.2023